blog amka: January 2013

Cara Menyembunyikan Formula (Rumus) Pada Excel 2010

Pada Microsoft Excel 2010 telah menyediakan fasilitas untuk menyembunyikan suatu formula atau rumus, sehingga orang lain tidak akan tahu formula yang dituliskan.

Adapun cara menyembunyikan formula pada Excel 2010 tersebut adalah:

Buka worksheet yang Anda inginkan agar formulanya tidak terlihat, seperti contoh berikut:

Klik cell atau blok range yang yang Anda inginkan agar formulanya disembunyikan dalam contoh diatas adalah cell E4 sampai cell E10.

Lalu klik Home dan klik Format dan klik Format Cells atau dengan menekan Ctrl+1 pada keyboard.

Selanjutnya muncul kotak dialog Format Cell klik tab Protection dan klik Hidden lalu OK.

Jika formula belum hilang, maka Anda harus melakukan proteksi sheet terlebih dahulu dengan cara:

Klik Home, lalu klik Format dan klik Protect Sheet.

Maka akan muncul kotak dialog Protect Sheet dan masukkan password, lalu klik OK.

Masukkan kembali password yang Anda ketikkan pertama lalu OK.

Sebagai hasilnya maka Anda dapat melihat bahwa sekarang formula kolom Keterangan sudah tidak terlihat lagi pada formula bar

Selamat mencoba…

Cara Melihat Dan Mencetak Hasil Mail Merge

Jika Anda telah membuat Mail Merge pada surat masal pada Microsoft Word, maka Anda dapat melihat hasil dengan mudah.

Untuk melihat hasil Mail Merge dapat dilakukan dengan dua cara:

Pertama:

Anda dapat melihat dengan mengetikkan angka pada Record di Mailings pada sub tab Preview Results atau dengan mengklik tooltip (tanda segi tiga) pada record.

Kedua:

Untuk melihat hasil lengkap sesuai data yang Anda link-kan pada record, Anda dapat mengklik Auto Check for Errors.

Caranya pada tab Mailings pada sub menu Preview Results klik Auto Check for Errors lalu pilih Complete the merge, paushing to report each error as it occurs.

Maka seluruh data pada Mail Merge yang telah Anda buat akan ditampilkan perhalaman sesuai jumlah record yang ada.

Cara ini juga dapat untuk melihat kesalahan pada mailing yang Anda buat.

File baru ini dapat juga digunakan untuk mencetak halaman surat yang Anda buat.

Selamat mencoba…

Cara Copy Sheet Agar Format Tidak Berubah

Seringkali kita selalu terkendala jika akan mengcopy salah satu sheet pada Excel agar formatnya tidak mengubah sesuai aslinya.

Berikut ini cara agar hasil copy-an sheet tidak berubah formatnya:

Siapkan file yang berisi data yang akan Anda copy ke file baru, seperti contoh berikut:

Lalu buka file baru tempat sheet yang akan Anda copy

Setelah itu buka worksheet tersebut menjadi dua layar dengan cara klik View lalu klik Arange All dan pilih Vertical, untuk tutorial ini selengkapnya dapat Anda baca di sini.

Kemudian klik tahan pada sheet yang akan di copy, sambil menekan Ctrl pada keyboard dan geser pada sheet baru sebelah kanan dan lepaskan mouse.

Hasil copy-an pada sheet awal akan berpindah pada file baru tanpa mengubah format yang telah dibuat,

Selamat mencoba…

Cara Membuat Mail Merge Dengan Data di Excel

Jika Anda sering menggunakan surat masal pada Microsoft Word, maka mulai sekarang sebaiknya data mail merge-nya dapat Anda buat dengan Microsoft Excel.

Keuntungan menggunakan File Excel selain mudah untuk membuatnya juga mudah untuk mengeditnya kembali jika ada perubahan pada lain waktu.

Nah untuk menggunakan Mail merge dengan data di Excel, ikuti langkah-langkah berikut:

Pertama:
Buatlah datanya yang akan digunakan untuk alamat surat di Excel seperti contoh berikut:

Lalu simpanlah data tersebut pada folder yang Anda tentukan, misalnya nama filnya Alamat di D:KKPI

Kedua:
Buatlah surat di Word yang akan berisi Nama, NIP dan Jabatan sebagai tujuan dari surat/dokumen yang Anda buat.

Pada data yang akan diisi nama dan alamat surat, klik Mailings lalu Start Mail Merge dan pilih Step by step Mail Merge Wizard.

Setelah keluar jendela Mail Merge pastikan bahwa posisi yang aktif (What type of dokument are you working on) pada Letters, lalu klik Next: Starting dokument

Lalu pada How do you want to set up your letters? Pada posisi Use the curent document, dan klik Next: Select recepients.

Pada Select recepients, aaktifkan pada Use an existing list dan pada Use an exixting list pilih Browse dan cari dan pilih file yang Anda buat dan telah Anda simpan pada Excel.

Setelah file terpilih lalu klik Open.

Setelah muncul kotak dialog Select Table klik Ok.

Lalu akan muncul kotak dialog Mail Merge Recepients dan klik Ok. Nah sampai disini Anda telah menghubungkan Antara data pada Word dengan data di Excel.

Ketiga:
Untuk memunculkan data pada surat yang telah dibuat, maka letakkan kursor (pointer) pada posisi dinama Nama akan diletakkan, lalu klik Insert Merge Field, lakukan hingga sampai pada Tempat.
Sehingga kalau sudah selesai akan muncul seperti gambar berikut:

Jika Anda ingin melihat Nama, NIP dan Jabatan sesuai dengan datanya Anda dapat mengaktifkan Preview Results.

Jika Anda ingin melihat Nama, Alamat dan Tempat berikutnya dapat menekan Next Record, begitu juga Anda dapat melakukan pencetakan pada setiap masing-masing nama, alamat dan tempat yang berbeda-beda.

Selamat mencoba...